PER-9/PJ/2011 tentang Kebijakan Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi Direktorat Jenderal Pajak

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK

NOMOR PER-9/PJ/2011

TENTANG KEBIJAKAN PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

Menimbang:

a. bahwa berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-37/PJ/2010 tentang Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Direktorat Jenderal Pajak dinyatakan bahwa untuk memberikan acuan yang jelas bagi terbentuknya tata kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Direktorat Jenderal Pajak (DJP) dan untuk membentuk infrastruktur dan kerangka kerja tata kelola TIK di DJP, diperlukan tujuh kerangka kerja kebijakan;

b. bahwa dalam rangka memberi arahan tentang tata cara pengelolaan Proyek TIK di lingkungan DJP agar dapat diselesaikan tepat waktu dan memberikan hasil sesuai yang direncanakan, DJP perlu melakukan pengaturan pengelolaan Proyek TIK;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b di atas, perlu menetapkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak tentang Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK;

Mengingat:

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1983 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3262) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2009 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 62, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4999);

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);

3. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional;

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62/PMK.01/2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Pajak;

5. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 260/KMK.01/2009 tentang Kebijakan Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Lingkungan Departemen Keuangan;

6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan;

7. Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-111/PJ/2008 tentang Rencana Strategis Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2008-2012 sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-76/PJ/2009;

8. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-28/PJ/2010 tentang Cetak Biru Teknologi Informasi dan Komunikasi Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2010-2014;

9. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-37/PJ/2010 tentang Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Direktorat Jenderal Pajak;

10. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-41/PJ/2010 tentang Kebijakan Pengelolaan Keamanan Informasi Direktorat Jenderal Pajak;

11. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-54/PJ/2010 tentang Kebijakan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Direktorat Jenderal Pajak.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK TENTANG KEBIJAKAN PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) DIREKTORAT JENDERAL PAJAK.

Pasal 1

Dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini yang dimaksud dengan:

1. Kebijakan Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah kerangka kerja yang ditujukan untuk memberikan panduan dan menjadi dasar dalam melaksanakan Proyek TIK di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

2. Proyek TIK adalah segala kegiatan yang terkait TIK di lingkungan DJP yang dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, tidak bersifat rutin, dan ditetapkan oleh Project Sponsor untuk menghasilkan deliverable (hasil kerja) yang bersifat unik, yang dapat berupa suatu produk seperti aplikasi, infrastruktur, dan/atau dokumen di bidang TIK.

3. Project Sponsor adalah unsur pimpinan DJP yang mempunyai wewenang untuk memulai dan mengakhiri Proyek TIK di lingkungan DJP, serta memberikan wewenang kepada pegawai dan/atau pejabat DJP untuk mengelola Proyek TIK dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

Pasal 2

(1) Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK pada prinsipnya dibentuk dengan mengacu kepada A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), Project Management Institute - USA yang disesuaikan dengan kondisi internal DJP.

(2) Dalam hal diperlukan, pengelolaan Proyek TIK di lingkungan DJP dapat menggunakan acuan standar industri lain yang diakui.

Pasal 3

(1) Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK disusun dengan tujuan untuk:

a. Memberi arahan tentang tata cara pengelolaan Proyek TIK di lingkungan DJP agar dapat diselesaikan tepat waktu dan memberikan hasil sesuai yang direncanakan; dan

b. Menjamin penerapan metodologi pengelolaan proyek secara konsisten terhadap seluruh Proyek TIK di lingkungan DJP.

(2) Untuk dapat mencapai tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diperlukan kerangka kerja kebijakan dalam pengelolaan Proyek TIK yang ditetapkan melalui Buku Lima Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK.

(3) Ruang lingkup yang diatur dalam Buku Lima Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:

a. Umum;

b. Pengelolaan Tahap Inisiasi dan Perencanaan Proyek TIK;

c. Pengelolaan Tahap Pelaksanaan Proyek TIK;

d. Pengelolaan Tahap Pengakhiran Proyek TIK;

e. Pengelolaan Penjaminan Kualitas Proyek TIK; dan

f. Tugas dan Tanggung Jawab dalam Pengelolaan Proyek TIK.

(4) Buku Lima Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dari Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini.

Pasal 4

Ketentuan mengenai pelaksanaan teknis Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK DJP diatur lebih lanjut dengan Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak dalam bentuk pedoman, prosedur, dan daftar indikator kinerja utama Pengelolaan Proyek TIK.

Pasal 5

Ketentuan Pengelolaan Proyek TIK sebagaimana ditetapkan dalam Buku Lima Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK diterapkan paling lambat 1 (satu) tahun sejak tanggal ditetapkannya Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini.

Pasal 6

Peraturan Direktur Jenderal Pajak ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta,

pada tanggal 30 Maret 2011

DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd. FUAD RAHMANY

NIP 195411111981121001

LAMPIRAN

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR PER-9/PJ/2011 TENTANG KEBIJAKAN PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

BUKU LIMA KEBIJAKAN PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI V.1.0

LEMBAR PENGENDALIAN DOKUMEN

NO	Penerima Dokumen	Format Dokumen
1	Direktur Jenderal Pajak	Cetakan
2	Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak	Cetakan
3	Direktur Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi	Cetakan
4	Direktur Teknologi Informasi Perpajakan	Cetakan
5	Direktur Kepatuhan Internal dan Transformasi Sumber Daya Aparatur	Cetakan
6	Direktur Transformasi Proses Bisnis	Cetakan
7	Kepala Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan	Cetakan
8	Kepala Kantor Wilayah DJP Wajib Pajak Besar	Cetakan
9	Pegawai DJP	Elektronik

Dokumen ini milik Direktorat Jenderal Pajak. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi yang terkandung di dalamnya untuk keperluan komersial atau lain-lain tanpa persetujuan dari Direktur Jenderal Pajak.

HALAMAN REVISI

Bab/Sub-Bab	Halaman	Revisi	Tanggal	Uraian Revisi
		1.0	Maret 2011

DAFTAR ISI

BAB I — UMUM. 1

UMUM. 1

1. TUJUAN. 1

2. RUANG LINGKUP. 1

3. FORMAT. 1

4. ACUAN. 2

5. KETENTUAN UMUM. 2

BAB II — PENGELOLAAN TAHAP INISIASI DAN PERENCANAAN PROYEK TIK. 6

1. TUJUAN. 6

2. RUANG LINGKUP. 6

3. KEBIJAKAN. 6

BAB III — PENGELOLAAN TAHAP PELAKSANAAN PROYEK TIK. 8

1. TUJUAN. 8

2. RUANG LINGKUP. 8

3. KEBIJAKAN. 8

BAB IV — PENGELOLAAN TAHAP PENGAKHIRAN PROYEK TIK. 10

1. TUJUAN. 10

2. RUANG LINGKUP. 10

3. KEBIJAKAN. 10

BAB V — PENGELOLAAN PENJAMINAN KUALITAS PROYEK TIK. 12

1. TUJUAN. 12

2. RUANG LINGKUP. 12

3. KEBIJAKAN. 12

BAB VI — TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PENGELOLAAN PROYEK TIK. 14

1. TUJUAN. 14

2. RUANG LINGKUP. 14

3. KEBIJAKAN. 14

DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN. 18

BAB I

UMUM

1. TUJUAN

Kebijakan Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) ini disusun dengan tujuan untuk:

1.1. Memberi arahan tentang tata cara pengelolaan Proyek TIK di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) agar dapat diselesaikan tepat waktu dan memberikan hasil sesuai yang direncanakan; dan

1.2. Menjamin penerapan metodologi pengelolaan proyek secara konsisten terhadap seluruh Proyek TIK di lingkungan DJP.

2. RUANG LINGKUP

2.1. Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK ini berlaku untuk semua Proyek TIK di lingkungan DJP baik yang dikerjakan secara swakelola (in-house) oleh pihak DJP sendiri maupun yang dikerjakan secara bersama-sama dengan pihak ketiga (outsource).

2.2. Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam kebijakan ini adalah segala kegiatan yang terkait TIK di lingkungan DJP yang dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, tidak bersifat rutin, dan ditetapkan oleh Project Sponsor untuk menghasilkan deliverable (hasil kerja) yang bersifat unik, yang dapat berupa suatu produk seperti aplikasi, infrastruktur, dan/atau dokumen di bidang TIK.

2.3. Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK ini tidak mengatur kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

2.3.1. Kegiatan penganggaran atau perencanaan kegiatan tahunan;

2.3.2. Kegiatan pengadaan barang/jasa yang diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; dan

2.3.3. Kegiatan operasional lainnya yang bersifat rutin.

3. FORMAT

Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK ini mengatur ketentuan yang bersifat umum, sedangkan ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis akan diatur dalam bentuk pedoman dan prosedur/tata cara yang akan dituangkan dalam bentuk Surat Edaran tersendiri yaitu:

3.1. Pedoman Inisiasi dan Perencanaan Proyek TIK;

3.2. Pedoman Pelaksanaan Proyek TIK;

3.3. Pedoman Penjaminan Kualitas Proyek TIK; dan

3.4. Pedoman Pengelolaan Dokumen Teknis Proyek TIK.

4. ACUAN

Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK pada prinsipnya dibentuk dengan mengacu kepada A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), Project Management Institute - USA yang disesuaikan dengan kondisi internal DJP. Dalam hal diperlukan, pengelolaan Proyek TIK di lingkungan DJP dapat menggunakan acuan standar industri lain yang diakui.

5. KETENTUAN UMUM

Setiap Proyek TIK di lingkungan DJP harus dilaksanakan dengan menerapkan metodologi pengelolaan Proyek TIK yang diatur dalam kebijakan ini. Adapun ketentuan umum pengelolaan Proyek TIK adalah sebagai berikut:

5.1. Ketentuan tentang organisasi pengelolaan Proyek TIK:

5.1.1. Pengelolaan Proyek TIK di lingkungan DJP dilakukan oleh fungsi dan unit kerja sebagai berikut:

5.1.1.1. Project Sponsor;

5.1.1.2. Project Management Office (PMO);

5.1.1.3. Seksi Perancangan Prosedur Operasional (PPO), Direktorat Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi (TTKI);

5.1.1.4. Auditor Internal Tata Kelola TIK;

5.1.1.5. Penanggung Jawab Proyek;

5.1.1.6. Tim Penjaminan Kualitas; dan

5.1.1.7. Tim Proyek TIK.

5.1.2. Project Sponsor sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.1 adalah unsur pimpinan DJP yang mempunyai wewenang untuk memulai dan mengakhiri Proyek TIK di lingkungan DJP, serta memberikan wewenang kepada pegawai dan/atau pejabat DJP untuk mengelola Proyek TIK dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

5.1.3. Project Management Office (PMO) sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.2 adalah pusat koordinasi pengelolaan proyek TIK yang memiliki fungsi antara lain menetapkan dan memperbaharui metodologi serta kerangka kerja pengelolaan Proyek TIK, menetapkan standar kualitas proses dan hasil kerja Proyek TIK, menyediakan rencana manajemen risiko, melaksanakan evaluasi atas pengelolaan Proyek TIK yang telah selesai dilaksanakan, serta memastikan tercapainya strategic alignment Proyek TIK.

5.1.4. Seksi PPO, Direktorat TTKI, sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.3 berperan untuk memelihara dan menjadi pusat pengelolaan semua dokumen terkait Proyek TIK.

5.1.5. Auditor Internal Tata Kelola TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.4 adalah tim yang independen terhadap proses kerja sasaran audit internal, dan memiliki kompetensi untuk melakukan audit internal terhadap pelaksanaan Tata Kelola TIK di DJP.

5.1.6. Penanggung Jawab Proyek sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.5 adalah pejabat DJP yang ditetapkan oleh Project Sponsor untuk mengawasi dan memastikan bahwa pengelolaan Proyek TIK yang dilaksanakan oleh Tim Proyek TIK dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

5.1.7. Tim Penjaminan Kualitas sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.6 adalah tim yang terdiri dari Quality Assurance Spesialist yang ditetapkan oleh Project Sponsor dan ditugaskan untuk melakukan kegiatan penjaminan kualitas di setiap tahap pengelolaan Proyek TIK.

5.1.8. Tim Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.7 adalah tim yang diberi wewenang oleh Project Sponsor untuk melaksanakan dan menyelesaikan Proyek TIK. Tim Proyek TIK dipimpin oleh Project Manager.

5.1.9. Dalam hal Proyek TIK berupa pengembangan TIK, Tim Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.1.1.7 adalah Tim Pengembangan Aplikasi atau Tim Pendampingan Pengembangan TIK yang susunannya mengacu kepada Kebijakan Pengembangan TIK.

5.1.10. Dalam rangka memastikan bahwa pengelolaan Proyek TIK dapat dilaksanakan dengan baik, dan untuk menyeimbangkan pendistribusian beban kerja pegawai di dalam pengelolaan Proyek TIK, Project Sponsor harus memastikan bahwa seorang Project Manager hanya mengelola 2 (dua) Proyek TIK dalam periode waktu yang sama.

5.1.11. Ketentuan mengenai pihak yang berperan untuk melaksanakan fungsi dalam organisasi pengelolaan Proyek TIK sebagaimana dimaksud pada angka 5.1.1 beserta rincian tugas dan tanggung jawabnya diatur lebih lanjut dalam Bab VI Peran, Tugas, dan Tanggung Jawab dalam Pengelolaan Proyek TIK.

5.2. Ketentuan tentang tahapan pengelolaan Proyek TIK:

5.2.1. Setiap Proyek TIK di lingkungan DJP dilaksanakan melalui tahapan pengelolaan Proyek TIK yang meliputi:

5.2.1.1. Tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK;

5.2.1.2. Tahap pelaksanaan Proyek TIK; dan

5.2.1.3. Tahap pengakhiran Proyek TIK.

5.2.2. Tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.2.1.1 adalah tahap dimulainya Proyek TIK yang ditandai dengan penetapan dan penerbitan Project Charter oleh Project Sponsor serta penyusunan Project Management Plan oleh Project Manager.

5.2.3. Tahap pelaksanaan Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.2.1.2 adalah tahap dilaksanakannya rangkaian rencana yang ditetapkan dalam tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK, serta dilakukannya upaya pemantauan dan pengendalian atas pelaksanaan Proyek TIK tersebut oleh Project Manager dan pihak terkait lainnya.

5.2.4. Tahap pengakhiran Proyek TIK sebagaimana dimaksud dalam angka 5.2.1.3 adalah tahap diserahkannya hasil kerja dan dokumen teknis Proyek TIK kepada pihak terkait serta ditutupnya kegiatan Proyek TIK secara formal oleh Project Sponsor.

5.3. Ketentuan tentang kompetensi sumber daya manusia (SDM) dalam organisasi Proyek TIK:

5.3.1. Dalam rangka memastikan bahwa pengelolaan Proyek TIK dilaksanakan dengan baik, Project Sponsor harus menjamin bahwa pegawai dan/atau pejabat DJP yang dilibatkan dalam Proyek TIK memiliki kompetensi yang diperlukan dalam menyelesaikan tugasnya.

5.3.2. Kompetensi pegawai dan/atau pejabat DJP dalam pengelolaan Proyek TIK harus dievaluasi secara periodik untuk mengetahui kemampuan dan kapasitas pegawai dan/atau pejabat tersebut.

5.3.3. Hal-hal yang terkait dengan kompetensi SDM dalam pengelolaan Proyek TIK secara umum mengacu pada Cetak Biru TIK DJP dan secara khusus akan diatur dalam dokumen Standar Kompetensi SDM TIK.

5.4. Ketentuan tentang pengelolaan dokumen teknis Proyek TIK:

5.4.1. Semua dokumen Proyek TIK yang dihasilkan pada seluruh tahap pengelolaan Proyek TIK yang selanjutnya disebut dokumen teknis Proyek TIK merupakan aset informasi milik DJP yang pengelolaan keamanannya mengacu pada Kebijakan Pengelolaan Keamanan Informasi.

5.4.2. Dokumen teknis Proyek TIK sebagaimana dimaksud pada angka 5.4.1 meliputi segala bentuk dokumen yang dihasilkan pada saat pengelolaan Proyek TIK baik yang berbentuk dokumen fisik (hardcopy/printed document) maupun dokumen elektronik (softcopy).

5.4.3. Selama Proyek TIK dilaksanakan, dokumen teknis Proyek TIK dikelola oleh anggota Tim Proyek TIK yang berperan sebagai Technical Writer and Documentation.

5.4.4. Dalam hal Proyek TIK sudah dinyatakan selesai, Project Manager harus menyerahkan seluruh dokumen teknis Proyek TIK kepada Seksi PPO, Direktorat TTKI, dengan tembusan kepada PMO.

5.4.5. Tata cara pengelolaan dokumen teknis Proyek TIK akan diatur lebih lanjut dalam Pedoman Dokumen Teknis Proyek TIK yang akan ditetapkan tersendiri dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak.

5.5. Ketentuan tentang pemantauan dan pengendalian Proyek TIK:

5.5.1. Pemantauan dan pengendalian Proyek TIK secara umum dilakukan oleh Project Manager dan pihak terkait lainnya secara berkala, dengan cara membandingkan pelaksanaan Proyek TIK dengan seluruh aspek yang telah ditetapkan di dalam Project Management Plan;

5.5.2. Dalam rangka menjamin kesesuaian antara proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK dengan kebijakan, standar, dan/atau persyaratan yang telah ditetapkan, pada setiap tahapan pengelolaan Proyek TIK harus dilakukan kegiatan penjamin kualitas Proyek TIK.

5.5.3. Dalam rangka memastikan bahwa seluruh proses pengelolaan Proyek TIK dan administrasinya telah dilakukan sesuai dengan kebijakan, standar, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, harus dilakukan audit internal yang pelaksanaannya mengacu kepada Pedoman Audit Internal Tata Kelola TIK.

5.6. Ketentuan tentang pengecualian dan peninjauan ulang:

5.6.1. Pengecualian terhadap ketentuan yang telah ditetapkan dalam Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK ini dapat dilakukan sepanjang disetujui oleh Tim Pengarah Tata Kelola TIK.

5.6.2. Kebijakan Pengelolaan Proyek TIK ini harus ditinjau ulang secara berkala oleh Tim Pengarah Tata Kelola TIK untuk menjamin efektivitas penerapannya di lingkungan DJP.

BAB II

PENGELOLAAN TAHAP INISIASI DAN PERENCANAAN PROYEK TIK

1. TUJUAN

Bab ini bertujuan untuk:

1.1. Memberikan arahan yang jelas dalam mengelola Proyek TIK pada tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK; dan

1.2. Mengidentifikasikan kegiatan yang dapat mendukung pengelolaan Proyek TIK pada tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK.

2. RUANG LINGKUP

Bab ini meliputi pengelolaan penyusunan Project Charter, Project Management Plan, dan seluruh kegiatan yang tercakup dalam tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK.

3. KEBIJAKAN

3.1. Setiap pelaksanaan Proyek TIK harus diawali dengan ditetapkan dan diterbitkannya Project Charter oleh Project Sponsor.

3.2. Project Charter harus berisi antara lain:

3.2.1. Nama Proyek;

3.2.2. Nama Penanggung Jawab Proyek;

3.2.3. Nama Project Manager;

3.2.4. Susunan Tim Penjaminan Kualitas;

3.2.5. Susunan keanggotaan Tim Proyek TIK;

3.2.6. Ruang lingkup Proyek TIK;

3.2.7. Deskripsi hasil kerja Proyek TIK; dan

3.2.8. Tanggal mulai dan selesainya Proyek TIK.

3.3. Dalam hal Project Charter telah diterbitkan, Project Manager menyusun Project Management Plan yang akan dijadikan acuan bagi pengelolaan Proyek TIK pada tahap Proyek TIK berikutnya.

3.4. Project Management Plan dibuat dan disusun dengan mengacu kepada:

3.4.1. Project Charter; dan

3.4.2. Informasi terkait Proyek TIK yang diperoleh dari PMO.

3.5. Project Management Plan harus diteliti dan mendapatkan persetujuan dari Penanggung Jawab Proyek dan Pimpinan PMO.

3.6. Project Management Plan berisi antara lain:

3.6.1. Nama Proyek TIK;

3.6.2. Nama Penanggung Jawab Proyek;

3.6.3. Nama Project Manager;

3.6.4. Ruang lingkup Proyek TIK;

3.6.5. Struktur organisasi dan keanggotaan Tim Proyek TIK;

3.6.6. Uraian kegiatan dan penanggungjawabnya;

3.6.7. Jadwal pelaksanaan Proyek TIK;

3.6.8. Kebutuhan sumber daya;

3.6.9. Rencana manajemen risiko Proyek TIK;

3.6.10. Rencana Penjaminan Kualitas Proyek TIK;

3.6.11. Rencana komunikasi dan pelaporan;

3.6.12. Rencana hasil kerja Proyek TIK; dan

3.6.13. Benefit review.

3.7. Terhadap Project Management Plan dapat dilakukan perubahan (changes) oleh Project Manager bersama-sama dengan anggota Tim Proyek TIK dan/atau pihak ketiga.

3.8. Perubahan Project Management Plan harus selalu mengacu kepada Project Charter dan informasi yang diperoleh dari PMO sebagaimana dimaksud pada angka 3.4.

3.9. Pada Proyek TIK yang melibatkan pihak ketiga (outsource), perubahan Project Management Plan juga harus mengacu kepada dokumen kontrak hasil dari proses pengadaan barang/jasa dan Kerangka Acuan Kerja (KAK).

3.10. Project Manager harus memastikan bahwa seluruh anggota Tim Proyek TIK dan/atau pihak ketiga yang terkait dengan pengelolaan Proyek TIK mampu memahami dan menjalankan isi Project Management Plan beserta perubahannya.

3.11. Hal-hal yang bersifat teknis yang berkaitan dengan tahap inisiasi dan perencanaan Proyek TIK diatur lebih lanjut dengan Pedoman Inisiasi dan Perencanaan Proyek TIK yang ditetapkan tersendiri dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak.

BAB III

PENGELOLAAN TAHAP PELAKSANAAN PROYEK TIK

1. TUJUAN

Bab ini bertujuan untuk:

1.1. Memberikan arahan yang jelas dalam mengelola Proyek TIK pada tahap pelaksanaan Proyek TIK; dan

1.2. Mengidentifikasikan semua kegiatan Proyek TIK yang tercakup pada tahap pelaksanaan Proyek TIK.

2. RUANG LINGKUP

Bab ini meliputi pengelolaan atas penyusunan Laporan Pelaksanaan Proyek, risiko, dan perubahan (changes), serta pengelolaan atas kegiatan lain yang tercakup di dalam tahap pelaksanaan Proyek TIK.

3. KEBIJAKAN

3.1. Project Manager harus memastikan dan menjamin bahwa pelaksanaan Proyek TIK dilakukan dengan mengacu kepada Project Management Plan dan dilaksanakan secara terukur.

3.2. Dalam rangka memastikan bahwa Proyek TIK dapat dilaksanakan dengan baik, Project Manager harus memberikan tugas dan tanggung jawab kepada anggota Tim Proyek TIK yang sesuai dengan kompetensinya masing-masing.

3.3. Pada Proyek TIK yang dilakukan secara outsource, Project Manager harus memastikan bahwa Proyek TIK dilaksanakan dengan mengutamakan metode joint development dan menerapkan sistem pendampingan secara ketat melalui dedicated person.

3.4. Project Manager menyusun Laporan Pelaksanaan Proyek secara berkala dan melaporkannya kepada Project Sponsor setelah mendapatkan persetujuan dari Penanggung Jawab Proyek.

3.5. Laporan Pelaksanaan Proyek berisi antara lain:

3.5.1. Informasi perkembangan pelaksanaan Proyek TIK (progress report);

3.5.2. Daftar (deliverable) hasil kerja Proyek TIK;

3.5.3. Daftar sumber daya yang telah dan yang akan dipergunakan;

3.5.4. After action review atas kegiatan pelaksanaan Proyek TIK;

3.5.5. Daftar risiko yang terjadi pada pelaksanaan Proyek TIK;

3.5.6. Tindakan pencegahan (preventive actions) dan/atau tindakan perbaikan (corrective actions) atas risiko yang terjadi;

3.5.7. Usulan perubahan dan/atau perubahan atas proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK; dan

3.5.8. Hal-hal lain yang ditetapkan dalam Project Management Plan.

3.6. Project Manager melakukan pemantauan dan pengendalian atas risiko pada pelaksanaan Proyek TIK berdasarkan rencana manajemen risiko Proyek TIK yang tertuang dalam Project Management Plan.

3.7. Project Manager melakukan tindakan pencegahan (preventive actions) dan/atau tindakan perbaikan (corrective actions) dalam hal terdapat risiko pada saat pelaksanaan Proyek TIK.

3.8. Project Manager dapat melakukan perubahan (changes) berupa penambahan, pengurangan, dan/atau penghapusan atas proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK, dengan persetujuan Project Sponsor.

3.9. Hal-hal yang bersifat teknis yang berkaitan dengan tahap pelaksanaan Proyek TIK termasuk perubahan (changes) sebagaimana dimaksud pada angka 3.8 diatur lebih lanjut dengan Pedoman Pelaksanaan Proyek TIK yang ditetapkan tersendiri dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak.

BAB IV

PENGELOLAAN TAHAP PENGAKHIRAN PROYEK TIK

1. TUJUAN

Bab ini bertujuan untuk:

1.1. Memberikan arahan yang jelas dalam mengelola Proyek TIK pada tahap pengakhiran Proyek TIK; dan

1.2. Mengidentifikasikan semua kegiatan Proyek TIK yang berada pada tahap pengakhiran Proyek TIK.

2. RUANG LINGKUP

Bab ini meliputi pengelolaan penyerahan hasil kerja dan dokumen teknis Proyek TIK kepada pihak terkait serta penutupan Proyek TIK secara formal oleh Project Sponsor.

3. KEBIJAKAN

3.1. Semua dokumen teknis Proyek TIK beserta hasil kerja Proyek TIK adalah bagian yang tidak terpisahkan dari proses pengakhiran Proyek TIK.

3.2. Pengakhiran Proyek TIK hanya dapat dilakukan apabila berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek yang disusun oleh Project Manager dan/atau Laporan Penjaminan Kualitas yang disusun oleh Tim Penjaminan Kualitas pada periode tertentu diketahui bahwa seluruh hasil kerja Proyek TIK yang ditetapkan dalam Project Management Plan telah diselesaikan secara lengkap oleh Tim Proyek TIK dan/atau pihak ketiga.

3.3. Dalam hal seluruh hasil kerja Proyek TIK yang ditetapkan telah diselesaikan secara lengkap oleh Tim Proyek TIK dan/atau pihak ketiga, Project Manager berkewajiban untuk membuat Laporan Akhir Proyek yang harus mendapatkan persetujuan dari Penanggung Jawab Proyek dan Project Sponsor.

3.4. Laporan Akhir Proyek sebagaimana dimaksud pada angka 3.3 harus mencakup Berita Acara Serah Terima atas penyerahan hasil kerja Proyek TIK.

3.5. Proyek TIK dinyatakan selesai apabila Laporan Akhir Proyek telah disetujui dan ditandatangani oleh Penanggung Jawab Proyek TIK dan Project Sponsor.

3.6. Dalam hal Proyek TIK telah dinyatakan selesai, Project Manager harus menyerahkan seluruh dokumen teknis Proyek TIK kepada Seksi PPO, Direktorat TTKI, dengan tembusan kepada PMO.

3.7. PMO melakukan evaluasi atas pengelolaan Proyek TIK yang telah dinyatakan selesai agar kekurangan dan kelemahan pelaksanaan Proyek TIK dapat teridentifikasi dan dapat dimanfaatkan sebagai masukan bagi pengelolaan Proyek TIK selanjutnya.

3.8. Hal-hal yang bersifat teknis yang berkaitan dengan tahap pengakhiran Proyek TIK diatur lebih lanjut dengan Pedoman Pelaksanaan Proyek TIK yang akan ditetapkan tersendiri dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak.

BAB V

PENGELOLAAN PENJAMINAN KUALITAS PROYEK TIK

1. TUJUAN

Bab ini bertujuan untuk:

1.1. Memberikan panduan dalam melakukan pengelolaan penjaminan kualitas Proyek TIK;

1.2. Memastikan bahwa pelaksanaan setiap tahap pengelolaan Proyek TIK telah sesuai dengan kebijakan, standar, dan/atau persyaratan yang ditetapkan; dan

1.3. Memastikan bahwa Proyek TIK dapat menghasilkan hasil kerja dengan kualitas yang terjamin dan sesuai dengan kebutuhan DJP.

2. RUANG LINGKUP

Bab ini meliputi keseluruhan proses pengelolaan penjamin kualitas Proyek TIK dalam setiap tahap pengelolaan Proyek TIK.

3. KEBIJAKAN

3.1. Kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK dilakukan pada setiap tahap pengelolaan Proyek TIK untuk menjamin kesesuaian antara proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK dengan kebijakan, standar, dan/atau persyaratan yang ditetapkan.

3.2. Kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK dilakukan oleh Tim Penjaminan Kualitas yang bertanggung jawab langsung kepada Penanggung Jawab Proyek.

3.3. Dalam melaksanakan kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK, Tim Penjaminan Kualitas harus selalu menjaga objektivitasnya.

3.4. Pelaksanaan kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK harus didasarkan pada rencana penjaminan kualitas yang dibuat setelah Ketua Tim Penjaminan Kualitas menerima Project Charter.

3.5. Dalam pelaksanaan kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK, Tim Penjaminan Kualitas berkewajiban untuk melakukan kegiatan pemantauan terhadap:

3.5.1. Proses pengelolaan Proyek TIK;

3.5.2. Ketersediaan seluruh dokumen teknis Proyek TIK; dan/atau

3.5.3. Ketersediaan dan mutu hasil kerja Proyek TIK.

3.6. Berdasarkan pelaksanaan kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK, Tim Penjaminan Kualitas menyusun Laporan Penjaminan Kualitas Proyek TIK secara berkala yang harus mendapatkan persetujuan Penanggung Jawab Proyek.

3.7. Dalam hal Tim Penjaminan Kualitas menemukan ketidaksesuaian pelaksanaan Proyek TIK dengan kebijakan, standar, dan/atau persyaratan yang ditetapkan, Tim Penjaminan Kualitas harus mencantumkan rekomendasi perbaikan dalam Laporan Penjaminan Kualitas Proyek TIK.

3.8. Penanggung Jawab Proyek berkewajiban untuk memastikan bahwa Project Manager melaksanakan rekomendasi perbaikan yang dihasilkan dalam kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK.

3.9. Hal-hal yang bersifat teknis yang berkaitan dengan pengelolaan penjaminan kualitas Proyek TIK diatur lebih lanjut dengan Pedoman Penjaminan Kualitas Proyek TIK yang ditetapkan tersendiri dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak.

BAB VI

PERAN, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM PENGELOLAAN PROYEK TIK

1. TUJUAN

Bab ini bertujuan untuk:

1.1. Memberikan gambaran umum tentang peran atas fungsi dan unit kerja yang ada dalam organisasi pengelolaan Proyek TIK; dan

1.2. Memberikan perincian tugas dan tanggung jawab dari fungsi dan unit kerja tersebut.

2. RUANG LINGKUP

Bab ini meliputi pemetaan peran, tugas, dan tanggung jawab atas fungsi dan unit kerja yang ada dalam organisasi pengelolaan Proyek TIK berikut ini:

2.1. Project Sponsor;

2.2. Project Management Office (PMO);

2.3. Seksi Perancangan Prosedur Operasional (PPO) Direktorat TTKI;

2.4. Auditor Internal Tata Kelola TIK;

2.5. Penanggung Jawab Proyek;

2.6. Project Manager;

2.7. Tim Penjaminan Kualitas; dan

2.8. Anggota Tim Proyek TIK.

3. KEBIJAKAN

3.1. Pemetaan fungsi dalam organisasi pengelolaan Proyek TIK adalah sebagai berikut:

3.1.1. Project Sponsor diperankan oleh:

3.1.1.1. Direktur Jenderal Pajak;

3.1.1.2. Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak;

3.1.1.3. Direktur Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi (TTKI);

3.1.1.4. Direktur Teknologi Informasi Perpajakan (TIP); atau

3.1.1.5. Direktur Transformasi Proses Bisnis (TPB).

3.1.2. Project Management Office (PMO) diperankan oleh:

3.1.2.1. Subdirektorat Analisis dan Evaluasi Sistem Informasi (AESI), Direktorat TTKI; atau

3.1.2.2. Subdirektorat Manajemen Transformasi, Direktorat TPB.

3.1.3. Auditor Internal Tata kelola TIK diperankan oleh Subdirektorat Kepatuhan Internal, Direktorat Kepatuhan Internal dan Transformasi Sumber Daya Aparatur (KITSDA).

3.1.4. Penanggung Jawab Proyek diperankan oleh sekurang-kurangnya pejabat Eselon III di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak, Direktorat TTKI, Direktorat TIP, Direktorat TPB, atau Direktorat lain sesuai ruang lingkup Proyek TIK.

3.1.5. Project Manager diperankan oleh sekurang-kurangnya Pejabat Eselon IV yang berada di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Pajak, Direktorat TTKI, Direktorat TIP, Direktorat TPB, atau Direktorat lain sesuai ruang lingkup Proyek TIK.

3.1.6. Tim Penjaminan Kualitas adalah tim yang terdiri dari Quality Assurance Spesialist yang diperankan oleh pegawai Seksi PPO, Direktorat TTKI, dan/atau pegawai lain yang ditunjuk.

3.1.7. Anggota Tim Proyek TIK adalah pegawai DJP khususnya pegawai di Direktorat TTKI, Direktorat TIP, dan/atau Direktorat lain yang terkait ruang lingkup proyek TIK.

3.2. Tugas dan tanggung jawab fungsi dan unit kerja yang terkait dalam pengelolaan Proyek TIK adalah sebagai berikut:

3.2.1. Project Sponsor bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.1.1. Menetapkan dan menerbitkan Project Charter;

3.2.1.2. Menetapkan Penanggung Jawab Proyek, Tim Proyek TIK, dan Tim Penjamin Kualitas;

3.2.1.3. Melakukan pembahasan dengan pimpinan PMO, Penanggung Jawab Proyek, dan/atau pihak terkait lainnya mengenai nilai strategis pengelolaan Proyek TIK bagi pencapaian visi dan misi DJP;

3.2.1.4. Menerima Laporan Pelaksanaan Proyek secara berkala;

3.2.1.5. Memberikan solusi atas permasalahan Proyek TIK yang dieskalasikan oleh Project Manager;

3.2.1.6. Memastikan tersedianya anggaran yang dibutuhkan untuk merealisasikan Proyek TIK;

3.2.1.7. Menjamin bahwa persyaratan dan kebutuhan Proyek TIK dapat dipenuhi; dan

3.2.1.8. Memutuskan berakhirnya suatu Proyek TIK.

3.2.2. Project Management Office (PMO) mempunyai fungsi:

3.2.2.1. Sebagai pusat koordinasi pengelolaan Proyek TIK yang sedang dilaksanakan;

3.2.2.2. Menetapkan dan memperbaharui metodologi serta kerangka kerja pengelolaan Proyek TIK;

3.2.2.3. Menetapkan standar kualitas proses dan hasil kerja Proyek TIK;

3.2.2.4. Menyediakan rencana manajemen risiko;

3.2.2.5. Memastikan tercapainya strategic alignment antara sasaran Proyek TIK dengan rencana strategis DJP;

3.2.2.6. Memberikan panduan untuk pengintegrasian antara sasaran, ruang lingkup, dan jadwal pengelolaan Proyek TIK;

3.2.2.7. Menerima tembusan-tembusan yang disampaikan oleh Project Manager, dan

3.2.2.8. Melakukan evaluasi atas pengelolaan Proyek TIK yang telah selesai dilaksanakan.

3.2.3. Seksi Perancangan Prosedur Operasional (PPO), Direktorat TTKI, dalam kaitannya dengan pengelolaan Proyek TIK, mempunyai fungsi untuk:

3.2.3.1. Menjadi pusat pengelolaan atas dokumen teknis Proyek TIK;

3.2.3.2. Menerima dokumen teknis Proyek TIK secara keseluruhan dari Project Manager dalam hal Proyek TIK telah selesai dilaksanakan; dan

3.2.3.3. Menertibkan dan mengelola seluruh dokumen teknis Proyek TIK yang menjadi tanggung jawabnya.

3.2.4. Auditor Internal Tata Kelola TIK bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.4.1. Mengelola pemeriksaan kepatuhan/audit internal atas seluruh proses pengelolaan Proyek TIK terhadap seluruh kebijakan, peraturan, dan prosedur yang berlaku di DJP; dan

3.2.4.2. Melaporkan hasil audit kepada pihak yang berwenang.

3.2.5. Penanggung Jawab Proyek bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.5.1. Berkoordinasi dengan Project Sponsor, PMO, dan pihak terkait lainnya dalam menentukan hal-hal yang bersifat strategis yang terkait dengan Proyek TIK yang akan dijalankan;

3.2.5.2. Memeriksa dan memberikan persetujuan atas Project Management Plan;

3.2.5.3. Menerima Laporan Pelaksanaan Proyek dari Project Manager dan Laporan Penjaminan Kualitas dari Tim Penjaminan Kualitas secara berkala;

3.2.5.4. Memastikan bahwa Project Manager melakukan:

3.2.5.4.1. Tindakan pencegahan (preventive actions);

3.2.5.4.2. Tindakan perbaikan (corrective actions); dan/atau

3.2.5.4.3. Perubahan (changes) atas proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK;

3.2.5.5. Mencari dan menetapkan solusi atas kendala dan/atau masalah yang terjadi dalam pengelolaan Proyek TIK.

3.2.6. Project Manager bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.6.1. Memimpin dan mengarahkan Proyek TIK agar mencapai sasaran yang telah ditetapkan;

3.2.6.2. Menyusun Project Management Plan sebagai acuan bagi seluruh anggota tim dan/atau pihak ketiga dalam melaksanakan kegiatannya;

3.2.6.3. Memastikan bahwa anggota tim memahami dan mampu menjalankan Project Management Plan;

3.2.6.4. Menugaskan dan memberi tanggung jawab anggota tim sesuai dengan keahliannya;

3.2.6.5. Melaporkan pelaksanaan Proyek TIK secara berkala kepada Penanggung Jawab Proyek;

3.2.6.6. Melakukan tindakan pencegahan (preventive actions) dan tindakan perbaikan (corrective actions) atas masalah yang terjadi dalam pelaksanaan Proyek TIK dan/atau perubahan (changes) atas proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK;

3.2.6.7. Memantau dan memastikan bahwa seluruh hasil kerja Proyek TIK dapat diselesaikan secara lengkap oleh Tim Proyek TIK dan/atau pihak ketiga;

3.2.6.8. Memberikan dan menyetujui permintaan hak akses atas dokumen teknis Proyek TIK; dan

3.2.6.9. Membuat Laporan Pelaksanaan Proyek TIK dan Laporan Akhir Proyek.

3.2.7. Tim Penjaminan Kualitas bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.7.1. Menyusun rencana kegiatan penjaminan kualitas proyek TIK;

3.2.7.2. Melaksanakan kegiatan penjaminan kualitas Proyek TIK;

3.2.7.3. Menyusun Laporan Penjaminan Kualitas Proyek TIK;

3.2.7.4. Memberikan rekomendasi perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan; dan

3.2.7.5. Menyampaikan Laporan Penjaminan Kualitas Proyek TIK kepada Penanggung Jawab Proyek.

3.2.8. Anggota Tim Proyek TIK bertugas dan bertanggung jawab untuk:

3.2.8.1. Bersama-sama dengan Project Manager menyusun Project Management Plan, Laporan Pelaksanaan Proyek, Laporan Akhir Proyek, dan dokumen pendukung lainnya sesuai tanggung jawabnya;

3.2.8.2. Melaksanakan pekerjaan Proyek TIK yang telah ditugaskan dan menjadi tanggung jawabnya;

3.2.8.3. Mengusulkan dan melakukan corrective actions, preventive actions dan/atau changes apabila pelaksanaan Proyek TIK tidak sesuai dengan Project Management Plan;

3.2.8.4. Melaporkan hasil kerja individu kepada Project Manager dan mendokumentasikan segala kegiatan Proyek TIK yang dilakukan.

3.2.8.5. Menyediakan data, informasi, dan/atau dokumen, serta memberi masukan kepada pihak ketiga dalam merencanakan dan melaksanakan Proyek TIK;

3.2.8.6. Menggali pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan dan pengerjaan Proyek TIK dari pihak ketiga; dan

3.2.8.7. Mendampingi pihak ketiga secara ketat dalam proses pengelolaan Proyek TIK dan penanganan masalah yang terjadi selama pelaksanaan Proyek TIK.

DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN

1. After Action Review adalah uraian atas pelaksanaan Proyek TIK beserta pengalaman/pengetahuan baru yang diperoleh anggota Tim Proyek TIK.

2. Audit Internal adalah pemeriksaan terhadap kesesuaian antara pelaksanaan tata kelola TIK dengan kebijakan, pedoman, standar, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

3. Benefit review adalah uraian mengenai manfaat dilaksanakannya suatu Proyek TIK terhadap tujuan pengembangan TIK secara keseluruhan.

4. Dedicated Person adalah pegawai DJP yang merupakan bagian dari Tim Pendampingan Pengembangan TIK yang ikut serta dalam kegiatan pengembangan TIK oleh pihak ketiga secara joint development dalam setiap tahap pengembangan dan harus memahami semua yang dikembangkan oleh pihak ketiga tersebut sehingga nantinya dapat melakukan pengembangan secara in-house apabila diperlukan.

5. Dokumen elektronik (softcopy) adalah setiap dokumen yang dikategorikan sebagai dokumen elektronik berdasarkan Pasal 1 angka 4 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yaitu “Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”

6. Dokumen fisik (hardcopy/printed document) adalah surat, nota, formulir, kertas kerja, laporan, dan semua jenis informasi yang tertulis atau tercetak di atas kertas.

7. In-house adalah pengelolaan Proyek TIK yang dilakukan secara swakelola oleh internal DJP.

8. Joint Development adalah pengelolaan Proyek TIK yang dilakukan secara bersama-sama antara pihak internal DJP dengan pihak ketiga.

9. Outsource adalah pengelolaan Proyek TIK yang dilakukan oleh pihak ketiga melalui suatu perjanjian kerjasama yang sah dengan pihak DJP sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku.

10. Penjaminan Kualitas (Quality Assurance) adalah pemeriksaan kepatuhan dan kesesuaian proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK terhadap kebijakan, standar, dan/atau persyaratan yang ditetapkan.

11. Perubahan (Changes) adalah tindakan yang dilakukan oleh Project Manager untuk melakukan modifikasi berupa baik penambahan, pengurangan, maupun penghapusan atas proses, dokumen, dan/atau hasil kerja Proyek TIK.

12. Pihak Ketiga adalah pihak penyedia barang/jasa yang menjadi mitra DJP dalam pelaksanaan Proyek TIK yang dilakukan secara outsource.

13. Project Charter adalah Nota Dinas atau Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Project Sponsor, berisi penunjukan dan pemberian wewenang kepada Project Manager untuk menggunakan sumber daya yang tersedia dalam rangka menyelesaikan pelaksanaan Proyek TIK.

14. Project Management Plan adalah dokumen perencanaan Proyek TIK yang disusun oleh Project Manager dan pihak terkait lainnya serta digunakan sebagai rencana atau patokan dalam pelaksanaan Proyek TIK.

15. Project Manager adalah pejabat DJP yang ditetapkan oleh Project Sponsor untuk memimpin Proyek TIK dan mempunyai wewenang untuk menggunakan sumber daya yang tersedia guna tercapainya sasaran dan tujuan Proyek TIK. Project Manager diperankan oleh sekurang-kurangnya Pejabat Eselon IV yang berada di lingkungan Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak, Direktorat TTKI, Direktorat TIP, Direktorat TPB, atau Direktorat lain sesuai ruang lingkup Proyek TIK.

16. Quality Assurance Spesialist adalah pegawai DJP yang ditunjuk oleh Project Sponsor yang bertugas menyusun Rencana Penjaminan Kualitas, melaksanakan penjaminan kualitas, dan mengelola dokumen penjaminan kualitas Proyek TIK. Quality Assurance Specialist diperankan oleh pegawai Seksi Penyusunan Prosedur Operasional (PPO), Direktorat TTKI, dan/atau pegawai lain yang ditunjuk.

17. Rencana Penjaminan Kualitas adalah dokumen perencanaan penjaminan kualitas Proyek TIK yang disusun oleh Tim Penjaminan Kualitas serta digunakan sebagai rencana atau acuan dalam pelaksanaan penjaminan kualitas Proyek TIK.

18. Strategic alignment adalah proses pengintegrasian sasaran Proyek TIK ke dalam visi, misi, tujuan, dan sasaran jangka panjang yang bersifat strategis.

19. Technical Writer and Documentation adalah anggota Tim Proyek TIK yang bertugas untuk menyusun dan/atau mengelola dokumen teknis Proyek TIK selama Proyek TIK berlangsung. Technical Writer and Documentation diperankan oleh pegawai di Direktorat TTKI, Direktorat TIP, Direktorat TPB, dan/atau Direktorat lain yang terkait ruang lingkup Proyek TIK.

20. Tim Pendampingan Pengembangan TIK adalah pegawai atau tim yang ditunjuk untuk mendampingi dan memantau pekerjaan proyek yang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa (outsource).

21. Tim Pengarah Tata Kelola TIK adalah tim yang dibentuk oleh Direktur Jenderal Pajak untuk mengarahkan penyelenggaraan Tata Kelola TIK agar sesuai dengan Rencana Strategis DJP.

22. Tim Pengembangan Aplikasi adalah tim yang bertugas untuk mengembangkan TIK yang dilakukan secara in-house.

23. Tindakan pencegahan (preventive actions) adalah usaha yang dilakukan oleh Project Manager untuk menghilangkan potensi timbulnya risiko terhadap pelaksanaan Proyek TIK.

24. Tindakan perbaikan (corrective actions) adalah usaha yang dilakukan oleh Project Manager untuk menghilangkan risiko yang timbul saat pelaksanaan Proyek TIK.